Wenn die Telefonanlage immer wieder Probleme macht: eine Erfolgsgeschichte der Hatzis Edelstahlbearbeitung in Haldenwang und dacapo IT solutions im Raum Kempten Allgäu und Umgebung

Inhalt:

1. Hatzis Edelstahlbearbeitung und dacapo IT solutions – wie kam es dazu
2. Der Ausgangspunkt: die alte Telefonanlage
3. Der Prozess zur neuen perfekt abgestimmten Telefonanlage
4. Die Lösung – die neue Telefonanlage im perfekten Kosten-Nutzen-Verhältnis
5. Mit Handtelefonen unterbrechungslos in allen Fabrikationshallen telefonieren
6. Fazit und Feedback der Firma Hatzis Edelstahlbearbeitung

Auch ohne der Telefonanlage verbindet der 1990 gegründete renommierte Familienbetrieb im Oberallgäu, die Hatzis Edelstahlbearbeitung, und den bekannten IT-Spezialisten dacapo IT solutions im Raum Kempten im Allgäu schon eine erfolgreiche Zusammenarbeit. Angefangen hat es 2017 mit der Betreuung der bis heute bestehenden Apple Mac-Arbeitsplätze. Im Jahre 2021 brach der damalige interne IT-Admin weg und so hat sich Charalampos Hatzis, der Geschäftsführer, entsprechend der einwandfreien Zusammenarbeit dazu entschieden, diese schrittweise auf die komplette IT-Infrastruktur auszuweiten.

So kam eins zum anderen: Netzwerk, Firewall, Server, die Fach-/Spezialanwendungen, On- und Offboarding der PCs und Zugriffe von Mitarbeitern, Google-Cloud Administration, Bereitstellung individuell zusammengebauter Workstations, uvm.

Als dann zu der Zeit noch die Telefonanlage immer mehr Schwierigkeiten bereitete, stand Hatzis vor einer weiteren Herausforderung: suche ich jemanden, der unsere X Jahre alte Auerswald Telefonanlage betreuen kann, oder lässt er es vom IT-Systemhaus seines Vertrauens anschauen und eine aktuelle und zukunftssichere Lösung erarbeiten, umsetzen und pflegen.

Klar, oder? … genau … und so übernahm dacapo IT solutions dann auch das Thema Telefonanlage, um auch damit wieder mit einer passgenauen Lösung begeistern zu können.

Sie möchten nicht leichtfertig ein Risiko eingehen und gerne wissen, wie es um Ihre gesamte IT-Sicherheit steht: wir bieten Ihnen mit dem CyberRisiko-Check nach DIN SPEC 27076 eine sehr günstige Möglichkeit schnell, unkompliziert und objektiv Ihre individuelle Checkliste zu erstellen. Dieses Verfahren ist speziell für kleine und mittlere Unternehmen optimiert. Informieren Sie sich gleich hier!

Frau Reindl, bei Hatzis verantwortlich für die IT: „Das war ein spannendes Thema, unsere Telefonanlage wurde bei einem Blitzeinschlag beschädigt, so dass wir die TK-Anlage austauschen mussten. So sind wir 2018 an die Auerswald-Anlage gekommen. An sich eine solide Anlage, aber sie bringt einfach verschiedene Herausforderungen mit sich:

Komplexität: Eine solche Anlage ist sehr komplex und erfordert ein tiefes technisches Verständnis. Die Benutzeroberflächen sind nicht intuitiv und die Menüs oft verschachtelt, was die Navigation erschwert. Und das bei weniger Möglichkeiten im Vergleich zu den VoIP-Anlagen.

Mangelnde Dokumentation: Leider ist die Dokumentationen nicht wirklich verwendbar. Zum einen war die Doku viel zu dürftig. Zum anderen, das was da war, waren keine klare Anleitungen, für uns war es einfach nicht möglich verschiedene Einstellungen zu machen.

Fehlende Unterstützung: Leider ist es sehr schwer guten Support dafür zu finden. Somit waren wir hauptsächlich mit all dem auf uns allein gestellt. Das hat die Fehlersuche und Problemlösung erheblich erschwert bis unmöglich gemacht hat.

Um ein paar Beispiele zu nennen: an sich sollte das ein „einfaches“ Thema sein, aber es war uns nicht möglich, wenn sich die Mitarbeiter und damit die Nebenstellen ändern, diese neu zuzuweisen.
Oder, was soll man machen, wenn es bei den Telefonaten knackst oder die einfach mitten im Gespräch abbrechen. Wenn man da kein Spezialist ist, hat man natürlich kein Ahnung wo und wie man anfangen soll.

Für uns ist es wichtig, dass wir gut betreut werden und die Telefonanlage einwandfrei funktioniert. Und da das einfach nicht mehr gegeben war, haben wir uns entsprechend anderweitig umgeschaut.“

Wie bei allen anderen Themen auch setzt dacapo IT solutions ihren Kunden nicht einfach pauschal etwas vor. Es geht immer darum das Unternehmen, die Menschen und Ihre Arbeitsweise dahinter kennenzulernen und zu verstehen. So entstehen dann die perfekt abgestimmten Lösungen.

Zuerst wird damit die komplette Hardware einer Analyse unterzogen, also welche und wieviele Telefone, Nebenstellen (direkte Mitarbeiter und funktionale Stellen), Benutzer, Arbeitsplätze, Ansagensteuerung, Türsprechanlage, Fernabfragen, usw. Dann wird zusammen geprüft welche Funktionen bei Hatzis vor dem Umbau genutzt wurden, ob das sinnvoll ergänzt und/oder auch bestimmte Funktionen nicht mehr benötigt werden.

Erst wenn alles sauber erfasst und dokumentiert wurde beginnt der dacpo IT solutions Zauber eine komplett maßgeschneiderte Lösung zu entwickeln.

Als erstes lösen wir die Telefonnummer vom Anbieter, meistens ist das der Internetanbieter. Das hat verschiedene Vorteile: man kann jederzeit Internet und Telefon unabhängig voneinander regeln. Der Partner von dacapo IT solutions ist merklich günstiger. Und … die technischen Möglichkeiten sind optimal auf die Telefonanlage 3CX abgestimmt.

Damit ist auch schon mal klar, die alte Auerwald-Analge, noch so richtig mit Endgeräten im Serverschrank, bzw. einem Kasten an der Wand wie man sie noch von ISDN oder ähnlichem kennt, wurde duch eine „Voice over IP (VoiP)“ softwarebasierte Telefonanlage abgelöst.

Damit werden schonmal Verschleißteile wie Netzteil, Platinen, usw. eliminiert. Es ist jetzt nicht so, dass die alle paar Wochen durchbrennen, aber wenns passiert steht erstmal der Laden – und wir reduzieren einfach alle Risiken wo es geht.

Darüber hinaus haben heutzutage softwarebasierte Telefonanlagen einfach viel mehr Möglichkeiten, sind zukunftsicher und stellen den besten Kompriss dar (in diesem Newsbeitrag haben wir schon mal die Unterschiede der Telefonanlagen erkärt).

Die 3CX Lösung stellen wir von top gesicherten und performanten dacapo IT solutions Servern mit niedrigstem Ausfallrisiko zur Verfügung. So fallen beim Kunden auch die Energie- und Wartungskosten weg. Klar sind die bei uns auch mit einkalkuliert, aber halt deutlich geringer, wenn sie auf mehrere Nutzer aufgeteilt werden können.

Aber auch mit unserer top-modernen softwarebasierten Lösung muss man nicht auf Tischtelefone und Zusatzgeräte verzichten. Auch die Hatzis GmbH hat wieder funktionsreiche und jetzt individuell programierbar Tischtelefone, ja nach Arbeitsplatz auch mit Erweiterung der Besetztlampenfelder.

Natürlich gibt es auch Headsets, um direkt vom PC aus oder auch mit dem Tischtelefon telefonieren zu können.

Die App auf dem Smartphone ist eingerichtet. Das hat zwei maßgebliche Vorteile: 1. Die Person ist bei Bedarf auch mit dem Smartphone über die Festnetznummer erreichbar. Und 2., die interne Durchwahl funktioniert auch, egal ob für einen direkten Anruf zwischen den Mitarbeitern oder zur Weiterleitung eines Anrufers.

Und was kann man machen, wenn Personen in mehreren und/oder sehr langen Fabrikationshallen unterwegs sind und dabei auch immer wieder mit einem Handtelefon telefoieren müssen?

Die Herausforderung: Klar, man hat ja mit der neuen Lösung schon die Festnetznummer auf dem Handy … nur ist halt in Hallen aus und mit viel Metall oft der Empfang nicht perfekt. Oder man ist grundlegend in einer Gegend mit schlechtem Empfang – traurig, gibt’s aber immer noch. Mit den Handtelefonen  selbst hat man ja meist nur eine bestimmte Reichweite zur Sende- und Ladestation, dann bricht das Telefonat ab.

Hier haben wir für Hatzis die Anwedung von sogenannten Multizellen eingebaut. Die sind zum einen top kompatibel zur softwarebaisierten Telefonanlage. Zum anderen kann so im gesamten Unternehmen, auch in allen Fabrikationshallen, telefoniert werden. Das geniale dabei ist, die Person kann sich auch nahtlos zwischen Funkzellen bewegen ohne das der Empfang abbricht.

Vielen Dank für das tolle Feedback von Frau Reindl, das wollen wir Euch in keinem Fall vorenthalten:

„Wir sind so zufrieden und froh, dass jetzt wieder alles einwandfrei funktioniert! Ihr könnt Euch vielleicht gar nicht vorstellen wie das ist, wenn man nie weiß, ob man ein Gespräch bis zu Ende führen kann, oder nicht.

Hinzu kommt die super Planung und damit auch dann die schnelle Umsetzung. Gerade mal eine Woche hat die Umstellung gedauert, dann waren wir komplett auf unserer neuen Telefonanlage. Und alles läuft seit dem einwandfrei.

Wir haben auch lauter neue Funktionen, so können wir z.B. alles einfach am Bildschirm machen … in unseren Kontakten suchen, direkt wählen … und wenn wir angerufen werden, bekommen wir dort auch angezeigt, wer gerade anruft. Aber wir haben auch weiterhin Plätze mit Tischtelefonen. Wir können je nach Bedarf das einsetzen was am meisten Sinn macht, das ganze System ist sehr flexibel.

Zudem haben wir jetzt auch für die Telefonanlage den gewohnten qualitativ hochwertigen und schnellen Support und die Wartung von Euch.

Das ist einfach gut zu wissen, dass alles funktioniert, wir wieder zukunftsicher aufgestellt sind, und immer einen professionellen Ansprechpartner haben, wenn wir ihn brauchen.“

dacapo IT solutions – wir unterstützten Sie beim Tausch Ihrer Telefonanlage und Ihrer gesamten IT-Infrastruktur