Microsoft 365, heben wir Ihre komplette IT-Infrastruktur in die DSGVO-konforme Cloud! Ja – ernsthaft! dacapo IT solutions im Raum Kempten Allgäu und Umgebung

Inhalt:

1. Sind Ihre Daten Sicher?
2. Was kann Microsoft 365?
3. Macht das einen IT-Dienstleister überflüssig?
4. Beispiele aus der Praxis
5. Wann braucht man trotzdem noch einen extra Server
6. Wir von dacapo IT solutions unterstützen Sie!

Vollkommen richtig, Microsoft ist aus Amerika. Und ja es gab noch Zeiten, in denen deren Dienste über amerikanische Server liefen. Bedenken waren zwar auch da schwer an Fakten zu knüpfen, aber ja, so sind halt bedenken. Microsoft hat die Stimmen gehört und alle Zweifel zerstreut. Alle Clouddienste von Microsoft laufen seit geraumer Zeit über Rechenzentren in Deutschland, also DSGVO-konforme und nachweislich sichere Datenspeicherung – das ist ein Fakt.

Microsoft 365 ist in verschiedene Pakete aufgeteilt und kostet aktuell je nach dem zwischen 5,60 und 20,60 Euro pro Benutzer und Monat (exkl. Enterprise-Versionen, Stand Mai 2023).

Ja, richtig gelesen, für 20,60 Euro oder weniger pro Benutzer und Monat bekommen Sie die volle Infrastruktur inkl. sehr vielen Programmen zur lokalen oder browserbasierten Nutzung. Auch die gleichzeitige Arbeit an Dokumenten ist inklusive. Oder die Verknüpfung der Programme, so dass Daten automatisch übernommen werden.

Z.B. jemand bucht einen Termin über das Programm Bookings, ein browserbasierter Kalender (ähnlich wie Calendly), den Sie z.B. auf der Webseite anbieten. Dann bekommt der verknüpfte Benutzer automatisch auch einen Eintrag in seinen Kalender in Outlook. Genauso andersherum: speichert sich dieser Benutzer einen Termin in seinem Kalender, und der überschneidet sich mit einem im Internet freigegeben Terminslot, wird der Termin im Internet automatisch nicht mehr angeboten. Voll automatisch. Super, oder? … und so kann man sich das mit vielen verschiedenen Daten und Programmen vorstellen, alles ist von Haus aus miteinander verknüpft.

Bookings ist jetzt schon ein sehr spezielles Programm. Natürlich ist Outlook mit dabei. Mit Excel, Word und PowerPoint das komplette "Office-Paket". Aber z.B. auch ein vollständiges Firmen-Intranet. So können Sie Ihre komplette Dokumentation intern verfügbar machen. Schnell, einfach und übersichtlich. Entsprechend auch eine gewisse Kommunikation wie z.B. Ankündigungen darüber veröffentlichen. Oder z.B. Excel-Dateien können von mehreren Personen gleichzeitig bearbeitet werden.

Das waren nur ein paar Beispiele. Hier können Sie sich die Leistungspakete und Preise für kleine und Mittelständische Unternehmen im Detail anschauen: Microsoft 365

Naja, geplant, aufgesetzt und eingestellt muss es immer noch werden. Natürlich können Sie es versuchen. Sie würden dabei sehr schnell merken, da steckt immer noch eine vollständige und solide IT-Infrastruktur dahinter. Und diese muss Ihren Bedürfnissen und Anforderungen entsprechend aufgesetzt, konfiguriert, gewartet und je nach dem auch ergänzt werden. Mit all ihren Facetten, Möglichkeiten und Fallstricken. Schließlich ist Microsoft 365 auch an sehr große Unternehmen adressiert, was vielleicht erahnen lässt, wie viele Zahnräder da im Hintergrund drehen.

Auch erfahrene IT-Systemadministratoren müssen sich da einlernen. Jetzt haben die allerdings den maßgeblichen Vorteil, dass sie alles in einer IT-Infrastruktur kennen und wissen, wie es funktioniert. Jetzt muss nur noch klar sein, wie das Microsoft in der administrativen Ebene alles „verwurschtelt“ hat.

Als kleines Beispiel:

Sie haben ein Paket gebucht und melden sich zum ersten Mal an. Dann haben Sie nicht einfach einen Benutzer und können loslegen. Nein, Sie landen in einem Admin Account, der erstmal nichts kann, was Sie in Ihrem Büro erledigen möchten. Mit diesem könnten Sie jetzt anfangen, alles einzustellen, damit genau das möglich wird.

Angefangen mit einer Grundkonfiguration wie z.B. Internet und WLAN, über einrichten Ihrer E-Mail-Accounts. Nur so können Sie dann tatsächlich auch mit Outlook entsprechend E-Mails empfangen und senden. Ihr rechtssicheres E-Mail-Archiv muss verknüpft werden.

Sie haben noch kein rechtssicheres E-Mail-Archiv: hier schnell darüber informieren.

Auch sind die verschiedensten Sicherheitseinstellungen nicht einfach von Haus aus eingestellt. Das ist für jeden anders. Ihnen ist es aber sicherlich sehr wichtig, dass auch in diesem Fall wieder Ihre Daten und Ihre Arbeit sicher sind.

Ihre externen Geräte wie z.B. Drucker müssen wieder eingebunden werden.

Es gibt auch Pakete, die dazu gebucht werden können. Z.B. zusätzlich zu den bestehenden Teams-Funktionalitäten kann noch eine Telefonie-Lizenz gebucht werden. In den meisten Fällen macht das keinen Sinn – sparen Sie sich das Lehrgeld.

Oder, Microsoft 365 hat auch seine Grenzen. Was machen Sie, wenn bestimmte Themen trotzdem noch über einen internen Server laufen müssen. Hier müssen dann beide Welten kombiniert und zusammengeschlossen werden. Das wollen Sie doch bestimmt schon in der Planung wissen und abschätzen können?

Unabhängig der Infrastruktur selbst möchten Sie doch auch sicherlich eine gewissenhafte Endgeräteverwaltung nicht vermissen. Oder eine effizienzsteigernde Dokumentation, wodurch schneller und personenunabhängiger reagiert werden kann.

Und das ist noch nicht mal die Spitze des Eisbergs. Kurzum: ja, auch hier kommen Sie nicht ohne IT-Dienstleister aus. Aber dafür gibt’s ja die schon erwähnten anderen Vorteile.

Mit unserer geballten IT-Erfahrung bei dacapo IT solutions haben wir schon die verschiedensten Unternehmen auch ganzheitlich oder mit Teilen von Microsoft 365 ausgestattet. Dabei ist es egal, ob das von neu aufgebaut, oder eine bestehende Infrastruktur von Microsoft 365 abgelöst wurde. Oder eine bestehende Microsoft 365 Umgebung mit einem lokalen Server ergänzt wurde – wir lösen das für Sie:

Musikverein auf Landesebene, 3 Standorte, ca. 100 PC-Arbeitsplätze: für branchenspezifische Daten, das Buchungssystem für Seminare und Übernachtungen, der Essensplan … also viele interne und sehr spezifische Anwendungen administrieren wir weiterhin eine lokale Infrastruktur. Für die komplette Verwaltung allerdings haben wir schon Microsoft 365 geplant und ausgerollt. Sprich hier haben wir eine Situation, in der beide Welten, Cloud und lokaler Server, miteinander laufen. Wir arbeiten stetig daran, Microsoft 365 auszubauen und die lokale Infrastruktur zu reduzieren. Sie können sich aber sicherlich vorstellen, dass das bei unterschiedlichen Betrieben wie z.B. eine Musikschule, eine Projekt- und Eventbereich und eine Musikakademie mit Übernachtungen, die alle über Jahre schon sehr eng zusammenarbeiten und entsprechende Prozesse haben, nicht von heute auf Morgen geht.

Sportgeschäft, ca. 3 PC-Arbeitsplätze: hier haben wir vollständig auf Microsoft 365 migriert, sprich es gibt keine lokalen Server mehr. Das rechtssichere E-Mail-Archiv kann natürlich auch hier wieder mit angebunden werden. Eine reine Cloud-Only-Lösung, die wir komplett remote verwalten können. Nur für Hilfe an einem PC, Handy oder Tablet müssen wir noch vor Ort sein.

Künstlerbedarf ca. 30 PC-Arbeitsplätze: dieser Kunde verwendet alle Microsoft 365 Office-Cloudprogramme mit dem Vorteil, diese immer aktuell zu haben. Lokal administrieren wir die IT-Infrastruktur bestehend aus Open-Source und kommerziellen Anwendungen und Diensten (z.B. ERP, Chat, Mail-Server, Passwortmanager, …).

Gerüstbauer, ca. 8 PC-Arbeitsplätze: ist auch ein Hybrid. Eine speziell gewünschte ERP-Software läuft über eine lokale Infrastruktur. Den kompletten Rest haben wir auf Microsoft 365 migriert und mit der lokalen Infrastruktur verknüpft.

Einkaufpark, ca. 17 PC-Arbeitsplätze: auch in diesem Fall geht es um eine Hybridlösung. Die komplette Verwaltung läuft jetzt über Microsoft 365 in der Cloud. Diese ist mit der lokalen Infrastruktur gekoppelt. Darüber laufen z.B. ein spezielles Dateihandling, eine Fachanwendung, ein ERP, eine Einkaufpark-spezifische Schrankenanlage, das Kunden-WLAN, die Kassenautomaten usw.

Reisebüro/-veranstalter, ca. 10 PC-Arbeitsplätze: im Prinzip wie beim Sportgeschäft, nur mit mehreren Arbeitsplatzen, haben wir hier vollständig auf Microsoft 365 migriert. Sprich es gibt keine lokalen Server mehr. Eine reine Cloud-Only-Lösung, die wir komplett remote verwalten können. Nur für Hilfe an einem PC, Handy oder Tablet müssen wir noch vor Ort sein.

Im Prinzip kann es dahingehend abgegrenzt werden: Sie haben eine Software, alleinstehend oder in Verbindung mit einer Hardware, die nicht als Cloud-Lösung angeboten wird.

Genau dann bleibt zu überlegen, ob diese Software über eine andere Cloud administriert werden kann. Nehmen wir mal die Azure Cloud von Microsoft. Die ist grandios, da läuft natürlich auch Microsoft 365 drüber. Wenn Sie die allerdings selbst nutzen möchten, ist nicht selten der eigene Serverschrank günstiger!

Es gibt auch noch andere Rechenzentren, die auch günstiger sind, aber natürlich dann nicht diese Standards bieten.

Also in der Regel wird es dann der lokale Serverschrank.

Für spezielle Themen bieten wir auch hauseigene Lösungen an, lokaler und direkter bekommen Sie es kaum. Das berücksichtigen wir in der Planung und wenn es Sinn macht schlagen wir es entsprechend vor.

dacapo IT solutions – wir unterstützten Sie mit Ihrer IT-Infrastruktur, egal ob in der Cloud oder bei Ihnen vor Ort