Rechtssicher und effizient mit einem E-Mail-Archiv von dacapo IT solutions im Raum Kempten Allgäu und Umgebung

Kurz vorab: soviel das Thema an relevanten Informationen bietet und Sie auch gleich im Folgenden das wichtigste davon erfahren werden, schon allein rein rechtlich kommen Sie an einem entsprechenden E-Mail-Archiv nicht vorbei. Zudem bietet es darüber hinaus effizients- sowie sicherheitssteigernde Vorteile. Auch sind der Aufwand und die Kosten mehr als überschaubar - es gibt eigentlich keinen Grund es nicht zu machen.

Mehr müssten Sie theoretisch von der technischen Seite aus betrachtet nicht wissen, den technischen Part machen komplett wir für Sie – so dass es passt: Kontakt!

Auch in Zeiten, in denen berechtigterweise agile Kommunikationssysteme wie Trello, Teams, Slack, usw. oder Social Media und Messenger sich immer mehr verbreiten, bleiben E-Mails weiterhin der Platzhirsch in der unternehmerischen Kommunikation.

Gerade für die rechtlich relevanten Informationen und Dokumente (z.B. Angebote, Bestätigungen, Rechnungen, usw.) ist die E-Mail „DAS“ einzige relevante Medium. Ein klares Zeichen, dass die E-Mail auch in Zukunft in den Überlegungen zum betriebswirtschaftlichen Handeln ihren Platz hat.

Vollkommen richtig, die gängigen in Unternehmen verwendeten E-Mail-Programme wie z.B. Microsoft Outlook oder Apple Mail speichern grundsätzlich Ihre E-Mails und haben eine „Archivfunktion“. Ältere E-Mails können Sie so auch in einer gesonderten Datei archivieren. Das ist allerdings auf diese Weise sehr umständlich in der Durchführung sowie ineffizient in der Handhabung (z.B. Suche) – und, es ist vor allem nicht rechtssicher.

Genauso verhält es sich mit den Backups. Diese bieten richtig angelegt und verwaltet natürlich den Schutz vor Datenverlust bei den E-Mails. Aber auch hier werden die Bedingungen einer rechtssicheren E-Mail-Archivierung nicht erfüllt.

Grundsätzlich erhebt das Finanzamt auch noch nach Jahren den Anspruch steuerrechtlich relevante Korrespondenzen nachvollziehen zu können. Die Verantwortung hierfür liegt beim Geschäftsführer.

Die wichtigsten zu erfüllenden Merkmale sind:

• Alle E-Mails, gesendet wie empfangen, die für das Abwickeln von Geschäften relevant sind, müssen entsprechend der Richtlinien archiviert werden. Das schließt z.B. neben den offensichtlichen E-Mails mit Angeboten, Rechnungen, Aufträgen usw. unteranderem auch den vorbereitenden Schriftverkehr ein.
• Je nach Art der Informationen müssen die E-Mails 6 bis 10 Jahre archiviert werden
• Die E-Mails müssen im Original archiviert werden. Z.B. ein Ausdruck gilt als Kopie und ist damit nicht gültig.
• Die E-Mails müssen nachweislich manipulationssicher archiviert werden. D.h. Sie dürfen in keiner Art und Weise verändert werden können, wie es z.B. in E-Mail-Programmen und deren Archivfunktionen möglich wäre.
• Die archivierten E-Mails müssen jederzeit auffindbar und einsehbar sein
• Aufnahme der Prozesse in die Verfahrensdokumentation (Steuerberater)

In den folgenden Gesetzen sind alle Bedingungen für die Archivierung von E-Mails geregelt:

GoBD „Grunsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ vom Bundesfinanzministerium

HGB Handelsgesetzbuch

AO Abgabenordnung

UStG Umsatzsteuergesetz

Doch auch Teile der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) werden mit einem entsprechenden E-Mail-Archiv bedient: eine strukturierte und den GoBD entsprechend aufgebaute E-Mail-Archivierung trägt unweigerlich zum Datenschutz in Ihrem Unternehmen bei.

Abgesehen davon, dass ein E-Mail-Archiv gesetzlich vorgeschrieben ist und so wie bei der Verletzung der Buchführungspflicht vor einer Freiheitstrafe bis zu zwei Jahre oder einer Geldstrafe schützt, bietet es auch viele weitere Vorteile für Ihre IT und im ständigen Umgang mit E-Mails.

Gerade hier setzen die Vorteile intelligenter E-Mail-Archive gegenüber den verwendeten E-Mail-Programmen wie Outlook, Mail, usw. ein und bieten zu der rechtlichen Absicherung einen vielschichtigen Mehrwert:

• Die Suche identifiziert den Inhalt einer E-Mail besser
• Die Suche berücksichtigt auch die Wörter innerhalb der Anhänge (PDF, Word, usw.)
• Die Volltextsuche steht jedem Anwender und an jedem Endgerät (PC, Handy, …) zur Verfügung
• Es kann auch unternehmensweit gesucht werden (wenn Privatnutzung ausgeschlossen ist)
• Auch (versehentlich) gelöschte E-Mails können noch gefunden werden
• Der Speicherplatz innerhalb des E-Mail-Programms wird klein gehalten wodurch die Suche weiterhin schnell funktioniert 

• Rechenzentrum in der Region oder direkt bei Ihnen (on premise) – sichere Daten
• Schutz vor Datenverlust – immer aktueller Stand
• E-Mails können nicht mehr versehentlich gelöscht werden – direkte Archivierung
• Mutwillige Sabotage durch einen Mitarbeiter nicht möglich – Mails sind schon archiviert
• Mailserver-Ausfall und trotzdem Zugriff auf Ihre E-Mails
• Zentral verwalteter Speicherplatz
• Entlastung des Mail-Servers und des Backup-Systems
• Vereinfachen und beschleunigen eines Wechsels des Mail-Server-Anbieters
• Maximale Postfachgrößen können automatisiert eingehalten werden

Alle notwendigen Informationen, die Sie und Ihr Steuerberater benötigen, um die Verfahrensdokumentation mit diesem Thema zu vervollständigen, stellen wir sehr gerne zur Verfügung.

dacapo IT solutions – wir unterstützten Sie mit Ihrem E-Mail-Archiv