Vereinfachen Sie Ihren Alltag und steigern Sie Ihre Effizienz mit individuell programmierten FileMaker Lösungen – dacapo IT solutions im Raum Kempten Allgäu und Umgebung

Stetige Prozessentwicklung ist eines der wichtigsten Themen unserer Zeit um konkurrenzfähig zu bleiben, oder es zu werden. Aber nicht immer passen starre Fertiglösungen.

• Beispielsweise bekommt man zu viele Funktionen, die man gar nicht benötigt – und zahlt diese mit.
• … oder die Funktionen passen nicht genau in die bestehenden Prozesse. Die (großen) Anbieter machen aber in der Regel keine individuellen Anpassungen, oder sie sind mit langen Wartezeiten und sehr hohen Kosten verbunden. So bliebe oft nur die eigenen Prozesse anzupassen. Aber nicht selten gibt es gute Gründe, warum die Prozesse so gewachsen sind „und nicht an eine Fertiglösung angepasst werden wollen“. In jedem Fall ist mit hohen internen Aufwänden und in dieser Zeit entsprechenden Produktivitätsausfällen zu rechnen.

Oder die Anforderungen sind einfach so individuell, dass es noch keine Fertiglösung dafür gibt – bzw. weil zu wenige diese Anforderungen haben, es auch nie eine geben wird.

In allen drei Fällen sollten Sie sich bei uns informieren, welche Möglichkeiten es gibt bei diesen Themen das Zepter selbst in die Hand zu nehmen – dafür muss man kein Großkonzern sein!

Kontaktieren Sie uns, wir beraten Sie gerne!

Dabei geht es nicht darum „abschreckend riesige“ Programme zu entwickeln und zu programmieren. Hierbei geht es vielmehr darum bestimmte Prozessabschnitte zu identifizieren und entsprechend zu optimieren. Das ist deutlich kostengünstiger und der ROI (Return of Investment) stellt sich schnell ein – also durch die gesteigerte Effizienz und der damit verbundenen Einsparungen rentieren sich die Investitionen zusehend.

Das ist tatsächlich immer noch ein weit verbreiteter Irrglaube, oder aus Sicht der Mitarbeiter eine unbegründete Angst – also ein klares Nein. Beide Annahmen sind aber ein wichtiger Faktor bei der Einführung dieser Arbeitshilfen und sollten in der Kommunikation unbedingt berücksichtigt werden.

Der große Vorteil ist, Ihre Mitarbeiter können deutlich effizienter eingesetzt werden. Gute Gründe für individuell programmierte Lösungen sind z.B.:

Sich stetig wiederholende Arbeitsschritte können ermüden und haben ein hohes Fehlerrisiko. Durch die Automatisierung solcher Arbeitsschritte wird das Fehlerrisiko für diese Abläufe auf 0 gesenkt, Prüfung und Nachbesserungen fallen weg, und die verantwortlichen Mitarbeiter können sich wieder mehr auf Ihre Kernkompetenzen konzentrieren. Insgesamt wird der gesamte Prozess dadurch schneller und kostengünstiger, also langfristig eine klare Effizienzsteigerung.
Zusätzlich können viel mehr Informationen verarbeitet und weiterverwendet werden. Entweder für weitere Arbeitsschritte, aber auch für ein sauberes Controlling.

Die Infrastrukturkontrolle (ISK) ist genau so ein Prozess, bei dem einige Arbeitsschritte zur Effizienz- und Qualitätssteigerung automatisiert und optimiert werden konnten. Sie ist ein wichtiger Bestandteil des dacapo IT solutions Leistungsangebots zur Früherkennung von möglichen Problemen in der IT von Kunden. Mit der Erkennung können diese Probleme im nächsten Schritt behoben werden, und das, bevor sie spürbaren Schaden anrichten können.

Konkret ging es bei der Optimierung der ISK zunächst um die Eliminierung von redundanten Daten. Zum einen wird der Pflegeaufwand dieser Daten damit fast halbiert. Zum anderen gibt es auch kein Risiko mehr, dass eine der beiden Datensätze nicht aktuell sein könnte.

Auch wurde viel mit Text-Dateien und damit auch „händisch“ zu bearbeitende Checklisten gearbeitet. Durch die Übertragung dieser Informationen und Arbeitsschritte in eine GUI (Graphical User Interface = grafische Benutzeroberfläche) wurde das Fehlerrisiko nochmal deutlich gesenkt: da man nur noch kleine Informationen eingeben braucht und nun die Software durch den Prozess führt, liegt die volle Konzentration auf der Prüfung selbst. Auch die Daten sind bereits zur Auswertung im System und müssen nicht erst noch übertragen werden.

Zukünftige Erweiterungen: wenn jetzt schon mal alle Informationen da sind, können diese auch gleich für die Distribution verwendet werden. Eine Schnittstelle zu den Mitarbeiter- und Kundenprofilen lassen eine einfache Planung und Verteilung zu. Vom Mitarbeiter aufgerufen hat dieser sofort alle individuellen Informationen und kann starten.
Ein weiterer Schritt wird die automatische Weiterleitung von Auffälligkeiten an die Lösungsbereitstellung (Second-Level-Support) zur Bearbeitung sein. Entsprechend wird dann auch für jedes Audit der aktuelle Status mit in den Reports zu sehen sein.

Man sieht eine eindeutige Effizienz- und Qualitätssteigerung von denen alle Kunden mit einer gebuchten ISK profitieren.

Wir arbeiten unteranderem auch mit einem komplett in File-Maker selbst entwickelten und programmierten ERP. Das würde hier jetzt den Rahmen sprengen. Fragen Sie uns!

Alexander Zeller (Informatikstudent UNI Kempten) und aktuell (Mitte 2022) Minijober, bald Werkstudent bei dacapo IT solutions, fragte, ob es ein Thema für seine Bachelorarbeit geben könnte. Die Optimierung der ISK war da genau das richtige. Das Thema brannte bei Ulf Neubauer (IT-Berater) schon länger, so waren die Ziele und Anforderungen (siehe oben) schnell definiert – Alexander Zeller konnte anfangen.

Die Basis war „i-doit“, ein Programm zur Dokumentation von IT-Assets, welches dacapo IT solutions in verschiedenen Prozessen verwendet. Unteranderem die Auflistung der individuellen Kundenanforderungen bei der ISK. Während der Bachelorarbeit fand Alexander Zeller heraus, dass die Audits in i-doit zwar angelegt, aber nicht durchgeführt werden können. Also gleich auch ein schönes Beispiel, dass Fertiglösungen nicht immer zu den eigenen Anforderungen passen. Als Lösung hatten wir uns dann für eine individuelle Programmierung in FileMaker entschieden – die „dacapo IT ISK-Audit App“.

Der findige Leser wird sich nun denken – „Moment, zwei Programme, da haben wir ja wieder doppelte Daten!“. Vollkommen richtig. Um das zu verhindern, wurde von Alexander Zeller auch eine Schnittstelle programmiert, so dass die Daten aus i-doit automatisch in unserer Lösung bereitgestellt und verwendet werden können.

Allgemeine Schlussfolgerung: nur weil Sie schon mit einem bestehenden Programm arbeiten, heißt das nicht,
dass wir das nicht noch weiter für Sie optimieren können.

Das Ergebnis: Alle Kundendaten und deren zugehörigen ISK-Audits können nun zentral aufgenommen, bearbeitet und gepflegt werden. Der Auditor kann die vorab geplanten und vorbereiteten Audits in der ISK-Audit App aufrufen und geführt abarbeiten. Alle Resultate werden dort gespeichert, ausgewertet und können als Report zur Verfügung gestellt werden.

Nicht, dass Sie sich jetzt denken „Was, das war die ganze Bachelorarbeit!!!!“. Gerade in der IT ist doch die Herausforderung Sachverhalte auch einfach darstellen zu können 😉

Vielen Dank an der Stelle nochmal an Alexander Zeller für die super Zusammenarbeit und ergebnisorientierten Leistungen, sowie Glückwunsch zur bestandenen Bachelorarbeit!
Auf dem Bild sehen Sie links Alexander Zeller und rechts Ulf Neubauer (Geschäftsführer bei dacapo IT solutions) nach der erfolgreichen Präsentation der Bachelorarbeit bei Prof. Dr. rer. nat. Arnulf Deinzer an der Uni Kempten.

Kommen Sie einfach auf uns zu, wir beraten Sie zu den Möglichkeiten und dem Ablauf.

Grob kann man sagen, wir schauen uns Ihre Anforderungen an (IST-Analyse), erarbeiten gemeinsam mit Ihnen eine Lösung (Konzepterstellung) und setzen diese dann in einem weiteren Schritt für Sie um (Programmierung). Zum Schluss rollen wir die Lösung bei Ihnen aus (Go-Live).

Damit Sie sich mögliche Prozessoptimierungen besser vorstellen können, sehen Sie folgend zwei Beispiele, die wir für Kunden individuell programmiert haben und dort erfolgreich im Einsatz sind. Die Beispiele zeigen die grobe Reichweite von kleineren Projekten, bis welche, die sich über mehrere Jahre entwickeln. Gleich was es wird, wir werden die richtige Lösung für Sie finden.

Um so viel wie möglich aus der Investition als Messeaussteller herausholen zu können ist einer der wichtigsten Punkte: das von jedem Kontakt alle relevanten Informationen gesammelt werden. Nur so kann man im Nachgang professionell nachfassen und Interessenten in Kunden verwandeln. Das ist eine große Herausforderung, denn diese Informationen mitzuschreiben kostet viel Zeit. Und viel Zeit bedeutet, dass sich nicht um alle Interessenten in angemessenem Maße gekümmert werden kann.

Ziel unseres Kunden war also eine Optimierung der Kundenerfassung während einer Messe und der daraus folgenden Aktivitäten im Nachgang.

Er hatte schon verschiedene Fertiglösungen ausprobiert, aber keine konnte seinen Vorstellungen entsprechen. Es fehlen konkrete Funktionen, die bestehenden Funktionen kann man nur bedingt, bis gar nicht individualisieren, oder es sind am Ende dann doch zu viele Freitextfelder, die zu befüllen es ja eigentlich zu verhindern gilt – weil, genau, kostet zu viel Zeit.

Unsere Lösung für ihn umfasste eine iPad-optimierte Maske, die es den Vertriebsmitarbeitern auf dem Stand ermöglicht alle Informationen per Foto oder tippen auf vordefinierte Buttons zu speichern. So werden wichtige und umfangreiche Informationen sekundenschnell in einem individuellen Kontaktprofil erfasst. Ein weiterer großer Vorteil, der Mitarbeiter muss dafür die Gespräche nicht unterbrechen und kann sich voll auf seine Kontaktperson konzentrieren.

Eine Auswahl grundlegender Funktionen:

• Berater wird automatisch hinterlegt
• Visitenkarte und/oder Person fotografieren
• Vertrieb kann per Tippen auf große Buttons Parameter des möglichen Kunden bestimmen: Z.B. Geschäftsbereich, Sprache, welche/s Leistung/Produkt, ToDos nach der Messe, usw.
• Direkte Serververbindung – Verarbeitung der hinterlegten Informationen im Hintergrund durch andere Person möglich. Z.B. Kontakt ausführlich ausgefüllen (Daten von Visitenkarte)

Die Kosten hierfür lagen bei ca. 2.500 Euro (Stand 2022). Wenn man hier die Lizenzkosten von nicht anpassbaren Fertiglösungen, den Mehrwert durch die optimierte Leadverarbeitung und den höchst individuell auf die eigenen Anforderungen angepassten Workflow gegenrechnet, wird schnell klar, dass sich das mehr als nur rechnet.

Ein anderer Kunde von uns konnte auf Grund seines hohen Komplexitätsgrades in der Artikelstruktur auch nicht auf gängige Fertiglösungen zurückgreifen. In all seinen Erfahrungen kam er zu dem Schluss, dass ihm die Fertiglösungen nicht helfen, er aber eine Lösung benötigt, seine Außendienstmitarbeiter effizienter einsetzen zu können.

In einem ersten Schritt war das Ziel das aufwändige Arbeiten mit und das Pflegen von Excellisten aus dem Workflow zu eliminieren. Zum einen entstehen so auch immer wieder prozessübergreifend redundante Daten, die untereinander aktuell gehalten werden müssen. Zum anderen ist das sehr zeitaufwendig und es können sich auch immer wieder Fehler einschleichen.
Schlussendlich soll damit die komplette Kundenverwaltung inklusive der dazugehörigen Umsätze bis auf Artikelebene dargestellt werden können.

Unsere Lösung umfasst eine iPad-optimierte Oberfläche für die Außendienstmitarbeiter sowie ein dazugehöriges Backoffice-Modul für den Innendienst.

Eine Auswahl grundlegender Funktionen:

• Vollständige Kundenverwaltung
• Darstellung aller Umsätze für jeden Kunden bis auf die Artikelebene
• Zur eindeutigen Identifikation sind die Zugriffe und die Bearbeitung von Kundendaten Mitarbeiterbasiert
• Funktioniert offline, Synchronisation zwischen Außen- und Innendienst so bald wieder Internet zur Verfügung steht möglich

Bis zu diesem Status lagen die Kosten inkl. Infrastrukturanpassungen bei ca. 30.000 Euro (Stand 2022). Die Außendienstmitarbeiter konnten jetzt schon deutlich effizienter arbeiten. Auch das Fehlerrisiko durch die Eleminierung von redundanten Daten wurde auf 0 gesenkt.

Über die letzten 7 Jahre (Stand 2022) haben wir das System zusammen weiterentwickelt.

Unteranderem kamen folgende Funktionen hinzu:

• Die Kundenverwaltung wurde deutlich detaillierter (z.B. Wiedervorlage, Klassifizierung, …)
• Bessere Steuerung der Vertriebsmaßnahmen inkl. Terminplanung
• Bestellwesen inkl. Darstellung bereits getätigter Bestellungen, Umwandlung bestehender Bestellungen in neue Bestellung mit der Möglichkeit von Änderungen, Innendienst kann Bestellung direkt umsetzen, …
• Einen Controlling-Bereich für den Außendienstmitarbeiter, Vorgesetzten und die Geschäftsführung
• Optimierte Spesenabrechnung
• Rollenbasierte Zugriffe auf allen Ebenen (Mitarbeiter, Leitung, Führung)
• Teilautomatisierter Datenaustausch mit ERP (vollautomatisiert mit spezifischem ERP nicht möglich)
• Und viele mehr

Es ist sicherlich offensichtlich, dass sich die Effizienz und auch die Möglichkeiten durch diese höchst individuelle auf das spezifische Unternehmen angepassten Prozesse deutlich verbessert und erweitert haben. Die „All-inclusive“-Kosten liegen bei diesem Status bei ca. 220.000 Euro (Stand 2022).

Sie denken, das ist viel? Dann schauen Sie sich das an:

Heruntergebrochen sind das in dem speziellen Fall in 7 Jahren mit 15 Nutzern ca. 175 Euro pro Monat pro Nutzer für den vollen IT-Arbeitsplatz (exklusive Mobile) und die individuell programmierte und startklare Arbeitsumgebung. Sprich die Kosten umfassen vollumfänglich:

• neue iPads
• Initialentwicklung und Weiterentwicklung
• Updates und Instandhaltung
• Infrastrukturanpassungen
• Alle notwendigen Lizenzen
• Definierten Support
• …

… und alles ganz genau auf die Anforderungen unseres Kunden angepasst.
Wenn Sie das mit den Grundkosten für Ihren Außendienstmitarbeiter inkl. Arbeitsumgebung mit einer gesenkten Effizienz (da nicht individuell angepasst) gegenrechnen, werden Sie wahrscheinlich sehr überrascht sein 😉

dacapo IT solutions – wir unterstützten Sie bei Ihrer Prozessoptimierung im Raum Kempten im Allgäu und Umgebung